Новости
Бумага или микросхема - как не погрязнуть в бюрократии
На просторах интернета можно найти шутку об электронном Документообороте:
"Электронный Документооборот в России - это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать".
И не была бы эта шутка такой актуальной, если бы вопрос организации документооборота не стоял перед каждой компанией.
Попробуем разобраться, какой вариант хранения внутренних документов является оптимальным: бумажный или электронный.
Плюсы бумажного варианта:
1. Привычная работа с текстом - со школы мы привыкли читать текст на бумажных носителях.
2. Наглядное подтверждение согласования - печать и подпись сразу на документе, не нужно открывать дополнительно историю согласования.
Минусы бумажного варианта:
1. Затратное хранение - выделение отдельного места на территории офиса.
2. Трудоемкая корректировка версий документа - каждая новая редакция должна быть распечатана и пронумерована, а старые версии также должны храниться в течение определённого времени.
3. Невозможно работать с документом одновременно нескольким сотрудникам - актуальная версия одна, при распечатке копии необходимо установить отметку о верности копии и отслеживать нахождение этой копии для своевременной замены в случае корректировки основной версии.
Плюсы электронного варианта:
1. Для хранения необходимо место на сервере, который физически занимает меньше пространства в офисе
2. Удобство согласования и работы с документом - каждый сотрудник работает со своего электронного устройства, возможна одновременная работа нескольких сотрудников.
3. Оперативное обновление версий в случае внесения изменений в документ, возможность сохранения истории изменений.
Минусы электронного варианта:
1. Для работы с документом необходимо дополнительное оборудование (компьютер, ноутбук, телефон и т.д.).
2. Необходима организация хранения копий актуальных документов для минимизации потерь в случае нарушения работы сервера с данными.
Для компании Галфинд выбор был очевиден - электронный вариант позволял оперативно и легко работать с внутренней документацией, что стало особенно актуально с внедрением Системы менеджмента качества.
Подходящее программное обеспечение легко нашлось в линейке продуктов 1С - привычный сотрудникам интерфейс программы, возможность подключения через интернет без установленного клиента 1С, а также постоянное развитие и расширение функционала "1С:Документооборот" позволяет комфортно поддерживать внутренние процессы в компании.
Сегодня мы готовы поделиться с Вами своим опытом по организации внутренних процессов и эффективному запуску системы "1С:Документооборот". Напишите нам на электронную почту we@gf-fin.ru или свяжитесь через социальные сети - и вместе мы построим рабочую систему Вашего бизнеса!
Похожие новости
Все новостиСмотрите другие новости и статьи